Regeln für Leichte Sprache in der Technischen Dokumentation

Das Netzwerk "Leichte Sprache" hat 6 Regeln für Leichte oder Einfache Sprache herausgegeben. Diese Regeln haben wir in fünf Themenbereiche aufgeteilt, die auch Technischen Redakteuren aus ihrem jeweiligen Redaktionsleitfaden bekannt sein sollten.

Gestaltung und Bilder

Es ist ein großes Anliegen von Einfacher Sprache, dass die Menschen sich schnell in Geschriebenem zurechtfinden. Hierbei kann die Verwendung einfacher, standardisierter Layouts hilfreich sein. Auch die Technische Dokumentation legt großen Wert auf eine möglichst einfache und regelhafte Gestaltung, die sich dann in entsprechenden Layouts niederschlägt. Die folgenden Aspekte sollten hierbei berücksichtigt werden.

Einfache Schriftart

"Einfach" bedeutet: Die Schrift ist gut lesbar. Bei geraden Schriftarten sind die einzelnen Buchstaben deutlicher zu erkennen. Deshalb sollte man auf verzierte und kursive Schriftarten verzichten.

In der Technischen Dokumentation verhält es sich ebenso. Die DIN EN 82079-1 etwa empfiehlt bei der Erstellung Technischer Dokumentationen die Verwendung von schlichten, serifenlosen Schriften. Besonders wenn der Inhalt komplex ist, sollten Schriftart und Gliederung dem Leser die Orientierung so einfach wie möglich machen. Deshalb empfiehlt es sich hauptsächlich 1 Schriftart im gesamten Dokument zu verwenden.

Besonders wichtig ist dabei, dass es einheitlich zugeht. Das bedeutet, um z. B. Eingaben für Software deutlich zu machen, darf man eine andere Schriftart verwenden, damit dem Leser gleich klar wird: diesen Text muss er eingeben.
 

Schriftgröße und Zeilenabstand

Die Leichte Sprache fordert eine Schriftgröße von 14 Punkt oder größer. Die Schriftgröße orientiert sich dabei an der Schriftart. Manche Schriftarten sind kleiner als andere.

Diese Forderung kann die Technische Dokumentation nur teilweise erfüllen. Bei einer Anleitung in DIN-A4-Größe empfiehlt die Norm zur Erstellung von Anleitungen (DIN EN 82079-1) eine Mindest-Schriftgröße von 12 Punkt, unter anderem für sicherheitsrelevante Informationen. Eine Din-A4-Seite bietet viel Platz. Manche Anleitungen werden aber direkt auf der Verpackung oder dem Produkt angebracht, z. B. eine Haarspray-Dose. Dann muss man eine kleinere Schriftgröße wählen, damit alle Informationen darauf passen.

Um die Lesbarkeit weiter zu erhöhen, fordert die Leichte Sprache zusätzlich einen Zeilen-Abstand von mindestens 1,5. Hier hat die Technische Dokumentation eine andere Lösung. Denn Anleitungen bestehen zum größten Teil aus viele Handlungsanweisungen, Aufzählungen, Hinweisen und Marginalien.

Fließtext hingegen sollte so wenig wie möglich eingesetzt werden. Kurze Zeilenlängen und knapp gefasste Informationen machen Texte übersichtlicher. Deshalb verwendet die Technische Dokumentation meist einen einfachen Zeilen-Abstand und sorgt durch geschickten Einsatz von Weißraum für kurze Zeilen. Die DIN EN 82079-1 empfiehlt eine maximale Zeilenlänge von durchschnittlich 70 lateinische Zeichen.

Textausrichtung

Der Text sollte links-bündig sein. Das heißt, der Anfang jeder Zeile beginnt - abgesehen von eingerückten Absätzen - am linken Rand bündig unter der vorherigen Zeile. Rechts-bündige und zentrierte Inhalte sind schwer zu lesen. Das Auge muss ungewohnte Sprünge machen. Vor allem am Zeilen-Anfang und Zeilen-Ende.

Blocksatz gilt zwar generell als gut lesbar, aber man muss sich sehr konzentrieren. Für manche Menschen ist Blocksatz schwer lesbar. Vor allem wenn große Lücken zwischen den Wörtern auftreten, ist das Lesen anstrengend.

Die Technische Dokumentation verwendet oft ebenfalls links-bündigen Text. Das ist gut, weil Anleitungen teilweise sehr lang sind. Es ist wichtig, dass das Auge des Lesers durch den Textfluss nicht müde wird. Der Leser versteht das Geschriebene schlechter, wenn das Lesen anstrengend ist und die Konzentration nachlässt.

Sinn-Zusammenhänge bestimmen das Text-Bild

Hierbei handelt es sich eigentlich um 3 Forderungen:

1. Neue Sätze in neue Zeilen schreiben,
2. Am Ende der Zeile nicht trennen,
3. Alle Wörter in eine Zeile, die vom Sinn her zusammengehören.

Der letzte Punkt beeinflusst die beiden anderen. Ganze Sätze bilden in der Leichten Sprache und in der Technischen Dokumentation eine Sinn-Einheit.

Um am Ende der Zeile nicht trennen zu müssen, verwendet man Zeilenumbrüche. Mehrere Begriffe mit in die nächste Zeile zu rücken ist sinnvoll, wenn diese zusammen eine Sinn-Einheit ergeben. Manchmal wird auch der ganze Absatz auf eine neue Seite geschrieben. So können Schreiber einen besser lesbaren und nachvollziehbaren Text erzeugen. Die Augen müssen nicht in die vorherige Zeile zurückspringen, um vielleicht einen Lesefehler zu korrigieren. In der Technischen Dokumentation werden Sätze häufig in eine neue Zeile geschrieben, besonders bei Aufzählungen und Handlungsanweisungen.

Wenn die Anleitung in mehrere Sprachen übersetzt wird, beginnen Informationseinheiten auch häufig komplett auf neuen Seiten. Bei unterschiedlichen Sprachen gibt es unterschiedliche Lauflängen, die damit ein einheitlicheres Bild für die Anleitung ergeben, welches der Sprache entspricht.

Absätze und Überschriften

Viele Absätze und Überschriften sorgen für Übersichtlichkeit. In der Technischen Dokumentation werden komplexe Abläufe nach zeitlicher Abfolge und Zusammenhang gegliedert. Deshalb kommt es in Anleitungen oft zu Wiederholungen. Der Leser erkennt die Teile des Textes wieder und findet sich schnell zurecht.

Absätze verbinden Sinn-Einheiten miteinander. Überschriften machen den Zusammenhang des folgenden Absatzes deutlich. Der Leser kann das Dokument überfliegen und mit der Überschrift direkt die Information finden, die er sucht.

Im Alltag verwendet man Anleitungen oft, während man das zugehörige Produkt benutzt. Überschriften und Absätze machen den Umgang mit dem Geschriebenen leichter, wenn man ihn öfter weglegen muss oder wegsieht, um z. B. eine Handlung auszuführen. Man behält den Überblick.

Hervorhebungen

Wichtige Informationen sollten hervorgehoben werden. Die Leichte Sprache fordert, dass der Text übersichtlich und verständlich bleibt.

Schlecht für die Hervorhebung geeignet sind z. B.

• Großbuchstaben,
• kursive Schrift,
• größerer Zeichenabstand,
• Unterstreichungen.

Gut für die Hervorhebung geeignet sind z. B.

• Aufzählungspunkte,
• vereinzeltes fett Setzen,
• vereinzeltes Verwenden einer anderen, dunklen Schriftfarbe,
• Hinterlegen mit heller Farbe,
• Rahmen.

Die Technische Dokumentation empfiehlt eine ähnliche Vorgehensweise. Hier kommt der Einsatz von Marginalien-Spalten hinzu. Die Art der Hervorhebung wird von der Wichtigkeit der Information abhängig gemacht.

Ähnliche Informationen sollten immer auf die gleiche Art hervorgehoben werden. Dabei werden manche Hervorhebungen nur in bestimmten Fällen verwendet. Ein Beispiel sind sicherheits-relevante Informationen und Hinweise. Da diese innerhalb einer Anleitung mit am wichtigsten sind, sollten Rahmen ausschließlich für diese Art von Text eingesetzt werden. Es ist eindeutig, um welche Art von Hinweis es sich handelt, wenn immer der gleiche Rahmen verwendet wird.

Hintergrund und Schriftfarbe

Gefordert werden ein heller Hintergrund und dunkle Schrift. Dadurch ist der Kontrast sehr hoch. Die Buchstaben lassen sich leicht erkennen. Ein hoher Kontrast ist angenehm für die Augen.

In der Technischen Dokumentation ist das genauso. Aber manchmal sind ein dunkler Hintergrund mit heller Schrift schlicht ein vorgegebener Umstand, z. B. bei einer schwarzen Haarspray-Dose. In so einem Fall versucht der Technische Redakteur, den niedrigen Kontrast auszugleichen. Das geht z. B. mit einer größeren Schriftart, einem größeren Zeilenabstand, einer weißen Schriftfarbe oder mehr Absätzen.

Bebilderung zur Text-Unterstützung

Bilder helfen, Geschriebenes leichter und vor allem schneller zu erfassen. In Anleitungen sind Bilder besonders nützlich. So kann etwa eindeutig gezeigt werden, welche Schraube gelöst werden soll. Oder man kann verdeutlichen, was auf keinen Fall abgeschraubt werden darf. Die erklärenden Bilder müssen in der Nähe des entsprechenden schriftlichen Inhalts stehen, etwa neben dem Absatz. Sie können auch zwischen den Zeilen eingefügt werden.

Die Bilder müssen zum Geschriebenen passen, sonst verwirren sie den Leser. Es dürfen auch nicht zu viele Details zu sehen sein. Es ist wichtig, dass die Bilder scharf und klar sind. Auch hier kann der Technische Redakteur vielleicht nachhelfen, indem er das Bild am Computer bearbeitet. Bilder sollten nicht als Hintergrund eingesetzt werden.

Regeln für Sätze und Texte

Der Umgang mit Sätzen und Texten ist für die Technische Dokumentation zentral. Leser werden von den folgenden Vorgaben profitieren, da sie Dokumente leichter zugänglich machen. In dieser Hinsicht überschneiden sich die Anforderungen Technischer Dokumentation und leichter Sprache.

Kurze Sätze mit 1 Aussage

Vor allem Handlungsanweisungen müssen leicht nachzuvollziehen und übersichtlich sein. Aus vielen kurzen Sätzen mit klaren Aussagen entstehen leicht verständliche Texte. Komplizierte "Schachtel-Sätze", in denen die chronologische Reihenfolge der Anweisungen untergeht, sollten unbedingt vermieden werden.

Einfacher Satzbau

In umfangreichen Anleitungen, beispielsweise für große Anlagen eines Maschinen-Herstellers, müssen komplexe Zusammenhänge verständlich gemacht werden. Einfache Sätze sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Dafür verwendet man am besten ausschließlich Hauptsätze. Diese sind kurz. Sie haben fast immer nur eine Aussage. Der einfache Satzbau vereint die vorherigen Forderungen miteinander. Für Redakteure ist das Schreiben leichter, wenn sie sich an einfache Strukturen halten.

Persönliche Anrede

Wenn Sie als Leser persönlich angesprochen werden, stehen Sie dem Inhalt positiver gegenüber. Außerdem merken Sie sich das Gelesene auch besser. Das hat eine wissenschaftliche Studie gezeigt.

Dabei sollte man die Anrede "Sie" verwenden. Denn den Leser kennt man meistens nicht persönlich. Diese Art des Schreibens ist für Sicherheitshinweise in der Technischen Dokumentation hilfreich.

Zusammenschreiben, was zusammen gehört / Querverweise

Querverweise sollten nur sparsam eingesetzt werden. Ständiges Herumblättern kann den Leser verwirren. Außerdem wird der Lesefluss dadurch gestört. Das Lesen macht keinen Spaß. Anleitungen aber sind darauf angewiesen, dass der Leser sich gern mit ihnen beschäftigt.

Bei komplexen Systemen sind Querverweise unausweichlich, um unnötige Wiederholungen zu umgehen. Außerdem kann man dem Leser Hinweise auf weiterführende Informationen und Erklärungen geben. Wichtig ist, dass Querverweise hervorgehoben werden.

Nicht: (siehe Kapitel Sicherheit)
Besser: Weitere Informationen zur Arbeitssicherheit finden Sie in Kapitel "3 Sicherheit".

Wörter in leichter Sprache

Zur Verständlichkeit von Texten trägt auch ein regelhafter und gewählter Umgang mit Terminologien bei. Die nachfolgenden Punkte erläutern das genauer.

Einfache und treffende Wörter

Die Wortwahl sollte so einfach und treffend wie möglich sein. Bei der Montage von technischen Geräten ist die Info von einer einfachen Schraube von geringem Wert. Eine entsprechende Spezifikation, z. B. M6, ist hilfreicher. Gegebenenfalls wird diese noch weiter spezifiziert, was möglicherweise Feingewinde, Länge oder Material betrifft.

Vokabular

Bei Texten in Leichter Sprache wird außerdem gefordert, dass vor allem allgemein bekannte Begriffe benutzt werden. Wörter, die nur von Fachleuten verstanden werden, sind etwa für Menschen mit kognitiven Einschränkungen nicht zugänglich. Jeder Technische Redakteur sollte vor Beginn seiner Schreibarbeit verstehen, welchen Personenkreis er ansprechen will. Dann weiß er, wer ein Fremdwort vermutlich versteht und darf dieses entsprechend einsetzen.

Das Vokabular sollte also entsprechend angepasst und vereinfacht werden. Da die Verwendung von vielen Fachbegriffen aber manchmal unvermeidlich ist, empfiehlt es sich ein Glossar für diese anzulegen. Redakteure sind durch die DIN EN 82079-1 sogar angehalten, ein solches Glossar in eine Technische Dokumentation einzubauen, wenn Begriffe nicht als bekannt vorausgesetzt werden können.

Auch Metaphern sollten vermieden werden.

Für die gleichen Dinge sollten immer die gleichen Bezeichnungen werden sollen. Anstatt ein Wort zu benutzen, welches synonym ist, bleiben Sie bei ihrer vorherigen Auswahl.

Kurze Wörter

Die deutsche Sprache kennt viele zusammengesetzte Wörter. Die Leichte Sprache schlägt vor: lange, zusammengesetzte Begriffe mit einem Bindestrich trennen, damit die einzelnen Bestandteile besser lesbar sind. Häufig lohnt es sich, genauer über das nachzudenken, was beschrieben werden soll. Manchmal gibt es auch gebräuchliche Abkürzungen, die dann mit der Unternehmensterminologie abgeglichen werden sollten, um Missverständnissen vorzubeugen.

Verben: Aktiv, Passiv, Konjunktiv

Grundsätzlich sollten alle Tätigkeiten aktiv formuliert werden. Aktive Verben sind unmissverständlich. Sie helfen auch gleichzeitig zu erkennen, dass etwas getan werden muss. Bei Sicherheits- und Warnhinweisen hat sich gezeigt, dass aktive Formulierungen eine höhere Akzeptanz haben. Sie hinterlassen einen positiven Eindruck und bleiben besser im Gedächtnis. Gelegentlich können Passivkonstruktionen einfachere Sätze hervorbringen, weshalb diese dann akzeptabel sind.

Konjunktive jedoch sind meist unangemessen. Darin sind sich Leichte Sprache und Technische Dokumentation einig. Denn die Technische Dokumentation ist Fakten-basiert und benötigt deshalb klare Aussagen.

Genitiv

Die Leichte Sprache fordert auf Genitive zu verzichten. In der Technischen Dokumentation ist gerade der Genitiv ist doch häufig in Beschreibungen zu finden, um die Zuordnung zu erleichtern. Daher hat die Technische Dokumentation hier andere Anforderungen.

Positive Formulierungen

Negative Formulierungen wie nicht sollten möglichst vermieden werden. In den meisten Fällen lässt sich positiv ausdrücken, was getan werden muss. Teilweise macht es aber in der Technischen Dokumentation Sinn, zusätzlich zu sagen, was nicht gestattet ist. Dieses nicht sollte dann entsprechend hervorgehoben werden, damit es nicht übersehen wird.

Zeitangaben

Diese Forderung steht in der Leichten Sprache dafür, dass Zeiträume allgemeiner mit beispielsweise "vor langer Zeit" oder "vor sehr langer Zeit" leichter erlebbar gemacht werden sollen.

Diese Forderung kann und darf die Technische Dokumentation jedoch nicht erfüllen. Hier geht es um präzise Angaben und genaue Daten, die nicht einfach schwammig formuliert werden können.

Eine Wartung muss z. B. genaue Angaben enthalten, wann das Produkt gewartet werden muss. Sonst könnten durch verschlissene Teile Sachschäden entstehen. Nicht ausreichend sind hierfür Begriffe wie "regelmäßig" oder "häufig". Positivbeispiele für Wartungsintervalle sind "wöchentlich", "monatlich", "jährlich".

Meist bezieht sich das allerdings nur selten auf sehr lange Zeiträume.

Zahlen nicht zwingend ausschreiben

Dass Zahlwörter durch Zahlen ersetzt werden, kann durchaus auch in der Technischen Dokumentation vorkommen. Wichtig ist für die Technische Dokumentation besonders, dass das Verwenden der Zahlwörter - oder das Ersetzen durch Zahlen - einheitlich geschieht.

Zielgruppentest

Die wichtigste Regel der Leichten Sprache ist: Lassen Sie alle Texte gegenlesen. Leichte Sprache richtet sich vor allem an Menschen mit Behinderungen und Lernschwierigkeiten. Deshalb sind diese Menschen die Prüfer und Prüferinnen der Texte auf ihre Barrierefreiheit.

Sie sollen sagen können: "Das kann ich gut verstehen."

Wenn etwas nicht verstanden wird, muss das Geschriebene noch mal geändert werden. In der Technischen Dokumentation ist das Überprüfen der Texte genauso wichtig. Wenn die Anleitung verstanden wird, dann ist sie gut.

Anleitungen sollten auch von der jeweiligen Zielgruppe gegengelesen werden. Zum Beispiel werden Verbraucher-Produkte oft vom Hersteller auf Benutzerfreundlichkeit getestet. Dabei wird auch eine Kurzanleitung oder vorläufige Anleitung überprüft.

Wenn etwas falsch ist oder fehlt, kann die Anleitung geändert werden, bevor das Produkt verkauft wird.

Gegenlesen vom Kollegen

Manche Anleitungen können nicht von der Zielgruppe gegengelesen werden. Dafür gibt es viele Gründe. Vielleicht ist keine Zeit dafür. Oder das Produkt ist für Fach-Kräfte. Die kennen sich schon aus und brauchen nur bestimmte Informationen in der Anleitung.

Ein Kollege ist immer der erste Prüfer. Kollegen, die das Produkt nicht kennen, sind am besten geeignet. Sie können sagen: "Die Anleitung kann ich gut verstehen."

Dann ist sie gut.

Es kann sein, dass nach vielen Stunden Arbeit etwas übersehen wurde. Vielleicht fehlt ein wichtiger Warnhinweis in der Beschreibung. Kollegen merken das.

Sie kennen sich auch mit Rechtschreibung und Grammatik aus. Deshalb sind Kollegen oft die besten Prüfer. Dann kann die Anleitung geändert werden, bevor sie der Fach-Mann oder der Kunde gegenliest.

Gegenlesen vom Fach-Mann / Kunden

Der Fach-Mann oder der Kunde ist auch Prüfer für die Anleitung. Er ist Techniker und kennt das Produkt am besten.

Nur er kann sagen: "Die technischen Details sind richtig."

Oder: "Die Beschreibung stimmt nicht." Dann muss die Anleitung noch mal geändert werden.

Fazit

Leichte Sprache und Technische Dokumentation haben viele Gemeinsamkeiten. Beide Textarten müssen gut strukturiert sein. Sie müssen von verschiedenen Menschen leicht verstanden werden. Deshalb sind Regeln zur Erstellung sinnvoll und nützlich um nicht in "schwere Sprache" zu verfallen. Erst nach der Prüfung durch unterschiedliche Personen kann der Text vielen Menschen zur Verfügung gestellt werden.