Microsoft Word für die Technische Dokumentation

Klar, viele Funktionen, die für umfangreiche Dokumente hilfreich und nützlich sein können, hat Word im Vergleich zu Redaktionssystemen nicht. Aber es muss nicht immer ein großes, mächtiges Tool sein, wenn die Anforderungen an das Dokumentenmanagement und die Ausgabeformate es nicht fordern.

3 Fragen, die Sie sich vor jeder Dokumentation stellen sollten, um das passende Format und Tool zu wählen:

1. Was brauche ich wirklich genau für mein Produkt / meine Dokumentation?
2. Wohin soll sich mein Produkt / meine Dokumentation entwickeln?
3. Und wie viel Geld und Zeit kann und will ich investieren?

Oftmals ist die Technische Dokumentation als "Stiefkind" der Produktentwicklung in den Köpfen verankert. Doch eine böse Stiefmutter ist die Produktentwicklung nicht. Die Dokumentation wird üblicherweise auch nicht böse behandelt – sondern im schlimmsten Fall gar nicht beachtet, oder nur halbherzig nebenbei erledigt, solange etwas Zeit dafür da ist.

Was wir damit sagen wollen: Technische Dokumentation und auch Bedienungsanleitungen können auch mit Word gut erstellt werden. Man muss nur einiges beachten und sich darüber klar sein, dass Prüfmechanismen hier nicht einfach automatisch greifen im Vergleich zu umfangreicheren Tools. Aber auch eine Word-Bedienungsanleitung kann ihren Zweck erfüllen.

Für Ihre Technische Dokumentation eine gute Vorlage in Word erstellen

Um eine einheitliche und durchgängige Technische Dokumentation zu erstellen, braucht es eine gute Vorlage. Dazu sollten Sie sich eine geeignete Aufmachung bzgl. Layout und Gliederung überlegen. Word kann nicht immer alle optischen Besonderheiten einfach umsetzen, aber für ein durchgängiges und einheitliches Aussehen kann man auch mit diesem Tool sorgen. Worauf Sie achten sollten, wenn Sie Technische Dokumentation mit einer Vorlage in Word erstellen, haben wir Ihnen zusammengestellt.

Für kleine Budgets bieten wir Ihnen an, eine auf Ihr Produkt abgestimmte Vorlage mit Grobgliederung zu erstellen. Auf Wunsch erhalten Sie optional bis zu 3 Stunden Kurzschulung, worauf Sie beim Erstellen achten müssen und können im Anschluss die Qualität Ihrer Arbeit in unserem Doku-Check prüfen lassen.

Texte systematisch mit Formatvorlagen einheitlich aussehen lassen

Außerdem können Sie über Formatvorlagen ganze Absätze oder einzelne Wörter einheitlich formatieren und im Zweifelsfall im Nachgang an zentraler Stelle angepassen. Finden Sie heraus, wie Sie Formatvorlagen in Word erstellen.

Verschaffen Sie Ihrem Leser mit Randnotizen den Überblick

Wie Sie sinnvoll Randnotizen bzw. Marginalien in Word umsetzen, haben wir für Sie zusammengefasst. Vorteil für Ihren Leser: Sie können mit Schlagworten im Seitenrand den Inhalt zusammenfassen.

Textvariablen einfügen und an einer Stelle aktuell halten

Immer wieder gibt es Fälle, in denen der Produktname noch nicht final feststeht oder andere Wörter systematisch eingesetzt werden sollen. Hier kann die Feldfunktion "DocProperty" helfen, die Begriffe einheitlich zu verwenden und an zentraler Stelle anzupassen. Wie Sie Textvariablen mit der Feldfunktion DocProperty in Word erstellen, zeigen wir Ihnen Schritt-für-Schritt.

Ein einheitliches Layout muss auch in Word nicht viel Zeit "fressen"

Wir haben in den letzten 10 Jahren über 50 Bedienungsanleitungen zwischen 10 und 180 Seiten für Kundenprojekte in Word erstellt und bereits vorher viel Zeit und Überlegungen in optimierte Vorlagen gesteckt.

Damit können wir auch dem angeblichen Schreckensgespenst "die größte Zeit bei Technischer Dokumentation in Word frisst das Layout" furchtlos entgegenblicken. Durch systematisches Arbeiten und eine einfach zu handhabende Vorlage sind in diesen 50 Projekten deutlich weniger als 5 % der Erstellungszeit für nachträgliches Layouten angefallen.

Klar, dass zu Projektbeginn ein Layout kunden- und produktspezifisch angepasst werden muss und evtl. spezifische Designwünsche umgesetzt werden. Das kann auch bei Word Zeit in Anspruch nehmen.

Word für Technische Redakteure

Neben diesen zusammengefassten Tipps und Tricks können wir Technischen Redakteuren, die mit Word Dokumente erstellen, nur ans Herz legen, sich auch bzgl. des Menübands und den redaktionell notwendigen Prozessen für die Qualitätssicherung Gedanken zu machen.