Ihr Dienstleister für Technische Dokumentation

Wenn Sie wenig Zeit haben und gleich zum Punkt kommen wollen: finden Sie eine kurze Auflistung unserer Dienstleistungen für Technische Dokumentation. Dort ist beschrieben, was wir als Tagesgeschäft vielfach erprobt für unsere Kunden erfolgreich dokumentiert haben - unabhängig davon, ob es eine Überarbeitung vorhandener Dokumente oder komplette Neuerstellung war.

Technische Dokumentation für ein konkretes Produkt oder gesamte Produktpalette auslagern

Das Auslagern der Erstellung Ihrer Betriebsanleitungen an einen Dienstleister funktioniert auf Projektebene genauso wie die Arbeit einer gesamten Redaktion zu vergeben. Die Handbuch Experten haben in beiden Fällen bereits Unternehmen zuverlässig und kompetent mit ihrem Know-how bei der Dokumentation unterstützt, unabhängig davon, ob es sich um KMU oder Global Player handelt.

Unser Ziel ist bei jeder Anleitung den Glanz Ihres Produkts zu erhöhen, indem klar wird, wie Ihr Produkt genutzt und gepflegt werden sollte und was Ihr Kunde damit machen kann.

Außerdem können Sie Haftungsrisiken senken, indem Sie Instruktionsfehler vermeiden. Da ist es gut, wenn Sie wissen: ein Profi war am Werk.

Interne Technische Dokumentation: belastbar festhalten, dass Ihr Produkt sicher ist

Die Dokumentation beginnt nicht beim Handbuch, sondern bei der Dokumentation der Produktentwicklung. Gerne greifen wir Ihnen für Ihre interne Dokumentation mit unserem Service auf www.compliance.gmbh unter die Arme. Sie finden dort vor allem Unterstützung bzgl. Risikobeurteilungen und der gesamten internen Dokumentation für die CE-Kennzeichnung.

Wenn diese Informationen bei Ihnen bereits vorliegen, fließen sie bei der Erstellung der Nutzungsinformation mit ein.

Unser Tagesgeschäft: Produktanleitungen erstellen

Das, was Sie am besten können, ist Ihr Tagesgeschäft. Und genauso geht es uns als Full-Service-Dienstleister für professionelle Technische Dokumentation. Den Großteil unserer Zeit verbringen wir damit, seitenweise verständlich zu erklären wie komplexe Produkte funktionieren.

Dabei haben wir durch unsere systematisch eingearbeitete Redaktion viele Prozessschritte optimiert, die unseren Redakteuren und Redakteurinnen vollständig in Fleisch und Blut übergegangen sind:

• wir achten auf verständliche, kurze Sätze,
• versehen Abschnitte mit treffenden Überschriften,
• beschreiben das Produkt über den gewünschten Abschnitt seines Lebenszyklus und
• verwenden ein durchgängiges, übersichtliches Design, das Ihr Kunde gern in die Hand nimmt.

Das alles machen wir mit großer Begeisterung. Neue Projekte und Produkte kennenlernen macht Spaß. Genauso wie zu verstehen, wie viele Informationen der Nutzer braucht, um mit Ihrem Produkt so effektiv und effizient umzugehen, dass die Sicherheit und Gesundheit nicht gefährdet werden.

Selbstverständlich kann unsere Redaktion dabei nicht annähernd so tief in die Materie Ihrer Produkte eintauchen wie eigene Mitarbeiter, die ausschließlich mit Ihren Produkten zu tun haben. Das kann allerdings auch ein großer Vorteil sein, denn häufig haben Ihre Kunden auch keinen so großen und tiefen Einblick in die Entstehung Ihrer Produkte, sondern sind vor allem an der Nutzung interessiert. Da kann so ein Blick von außen helfen, das richtige Maß an Informationen zu treffen und den Prozess effizienter zu gestalten.

Was können Sie von den Handbuch Experten erwarten?

Klar, wir wissen, wie man Technische Dokumentation erstellt und hohe Qualität liegt uns am Herzen. Dabei sind wir branchenungebunden. Unternehmen aus folgenden Branchen zählen seit Jahrzehnten zu unseren Kunden: Maschinen- und Anlagenbau, Elektrotechnik, Unterhaltungselektronik, Medizintechnik oder Software.

Aber das behaupten viele von sich. Auch, dass sie gerne und mit Begeisterung diese Dokumente erstellen, findet sich immer wieder. Erfahrung aus tausenden Projekten oder das Verständnis für drängende Termine sind in der Branche weit vertreten.

Was uns nach Aussagen unserer Kunden so besonders macht:

• kompetente Beratung rund um Technische Dokumentation, sowie zugehörige Prozessoptimierung
• wir nehmen unseren Kunden Arbeit ab und entlasten Sie spürbar vom Thema Dokumentation,
• wir reagieren schnell und flexibel auf die jeweilige Aufgabe,
• wir agieren immer auf Augenhöhe,
• wir kümmern uns notfalls auch um kleinste Details,
• dabei behalten wir immer den Blick für das Ganze und die Prozesse drum herum,
• wir setzen immer wieder Impulse, die Sie und Ihr Unternehmen weiterbringen.

Von Verkaufsargumentation über Handbuch zur Produktschulung: alles aus einer Hand

Die Handbuch Experten haben sich auf die Fahne geschrieben, das Wissen, das es zu Ihrem Produkt auf Papier und in den Köpfen Ihrer Entwickler und Konstrukteure gibt zielführend zu vermitteln. Wenn Sie also auf der Suche nach klassischen Anleitungen, Handbüchern oder Online-Hilfen sind, sind wir Ihr zuverlässiger Partner mit langjähriger Erfahrung, Ihr Produktwissen termingerecht auf den Punkt zu bringen, damit Sie bzgl. Haftungssicherheit auf der richtigen Seite stehen. Auch wenn Sie weitere Projekte im Bereich Erstellung der technischen Dokumente haben, Checklisten erstellen lassen möchten oder ein Seminar zum Dokumentationsthema brauchen, sind wir Ihr Partner für die Erstellung.

Zusätzlich erstellen unsere Technischen Redakteure und Redakteurinnen auch Schulungsunterlagen (da sie ohnehin schon im Thema sind und sich mit Ihrem Produkt auskennen). Oder wir unterstützen Ihre Marketingabteilung mit SEO-Texten, Datenblättern oder den technischen Daten in Ihren Katalogen.

Preise für Technische Dokumentation vom Dienstleister

Die Dokumentation organisiert sich Deutschland- und Europa-weit über den Dachverband tekom (technische Kommunikation). Hier finden regelmäßig Umfragen statt, bei denen sowohl Dienstleister als auch Selbsständige zu ihren Stundensätzen Auskunft geben. Die aktuellste Befragung hat einen Stundensatz von 30-150 Euro / Stunde ergeben, mit einem gewichteten Mittelwert von 71 Euro / Stunde.

Mit einem Stundensatz ist noch nicht viel anzufangen, denn dieser sagt nur wenig über die Tatkraft und Effizienz bei der Erstellung der Dokumentation, geschweige denn von deren Qualität, aus. Außerdem variiert der Stundensatz vermutlich auch deshalb sehr stark, weil die Tätigkeiten rund um die Dokumentation extrem verschiedene Aufgabengebiete umfassen und geeignete Qualifikationen erfordern.

Wie lange dauert das Erstellen Technischer Dokumentation?

In der Zeitschrift unseres Dachverbandes haben wir verschiedene Artikel gelesen. Dabei handelt eine Artikel-Serie davon, dass die Dauer für das Erstellen einer Seite Technischer Dokumentation sehr unterschiedlich ist.

• 0,2-2 Seiten / Tag als Redakteur vor Ort beim Hersteller (z. B. mit diversen Aufgaben um das Erstellen drum herum, wie eigenständige Informationsbeschaffung bei den Kollegen, Beratung, Normenkonformität sicherstellen, Modularisierung, Übersetzungmangement, etc.)
• 5 Seiten / Tag ohne weitere Aufgaben mit oberflächlicher Einarbeitung ins Produkt (z. B. bei einem Dienstleister, der die relevanten Informationen systematisch abfragt und gesammelt geliefert bekommt)
• 10 Seiten / Tag ohne intensive Recherche, wo es hauptsächlich darum geht, Inhalte zu erstellen (z. B. wenn Layout, Gliederung, etc. bereits vorhanden sind, die technischen Informationen zum Produkt bereits strutkuriert vorhanden sind und "nur" noch erstellt werden müssen)

Aber auch hier kommt es darauf an, was getan werden soll. So sind Überarbeitungen von vorhandenen Seiten deutlich einfacher und schneller, als das Neuerstellen von Inhalt – und manchmal dauert es länger, Themen kurz und knackig zu erklären, als sich seitenweise auszulassen.

Auch ist das Text- und Bild-Verhältnis wichtig. Eine schnell erstellte Seite wäre z. B. eine Software-Beschreibung mit vielen fast nicht nachbearbeiteten Screenshots. Länger dauert eine Seite, bei der aufwändig nachbearbeitete Bilder mit vielen Positionsnummern und Hervorhebungen dabei sind. Genauso komplex kann es sein, das generelle Konzept für die Bedienung Ihres Produkts einfach und begreifbar darzulegen.

Aufwand für professionelle Technische Dokumente bei den Handbuch Experten

Beim Auswerten der letzten 20 Projekte aus 2021 (Benutzerinformation erstellen) sind verschiedene Komplexitätsstufen und Branchen umfasst. Das ist zwar unsauber, aber gibt einen groben Einblick. Dabei haben wir den gesamten Aufwand für den Erstellungsprozess von Layout bis zur Einarbeitung von Korrekturwünschen durch die Gesamtseitenanzahl geteilt. Diese variierte bei dieser Betrachtung zwischen 8 und 160 Seiten. Dabei haben wir folgende Durchschnittswerte ermitteln können:

• Überarbeitung von bereits bestehenden Anleitungen: rund 0,25 - 0,75 Stunden pro Seite, sofern die Informationen von unserem Kunden gestellt werden konnten und wir nicht neu recherchiert haben.
• Erstellung von komplett neuen Inhalten für ein neues Produkt: rund 1,5 Stunden pro Seite, wenn die notwendigen Informationen gut gebündelt vom Kunden kamen.
• Erstellung von Inhalten für ein neues Projekt mit kompletter selbstständiger Einarbeitung ins Thema: rund 2,5 Stunden pro Seite.

Eigene Redaktion: Jahreskosten

Natürlich können Sie die Technische Dokumentation auch von Ihrer eigenen Redaktion erstellen lassen. Dabei sollten Sie betrachten, dass Sie nicht nur Kosten für Ihre Mitarbeiter tragen, sondern diverse andere Faktoren auch eine Rolle spielen.

Der Lohn für Fachpersonal aus der Technischen Redaktion ist abhängig von Ausbildung, Fachwissen, Erfahrung und tatsächlich gewünschten Tätigkeiten. Unser Dachverband hat auch hier Zahlen erhoben, die als gewichteter Mittelwert aus den Teilnehmern (vom Junior-Redakteur bis zur Führungskraft mit Personalverantwortung, bunt gemischt) rund 60.000 Euro / Jahr in 2021 betragen hat. Natürlich macht es dabei auch einen Unterschied, wie groß Ihre Redaktion sein soll und welche Aufgaben Sie ggf. aufgrund unterschiedlich benötigter Qualifikationen auf verschiedene Schultern verteilen.

Gesamt sollten Sie für eine eigene Redaktion beachten, dass es verschiedene Kosten gibt, wie z. B.:

• Lohn
• Lohnnebenkosten
• Tool-Kosten, ggf. IT-Kosten
• Fortbildungen (Zeit und Kosten)
• Weitere Tätigkeiten, die gerne in der Redaktion abgeladen werden
• Effektive Arbeitszeit an Seiten

Häufig werden in eigenen Redaktionen die Effizienz und die erstellten Seiten / Tag nicht gemessen, schon alleine, weil es häufig nicht ganz einfach ist (z. B. weil keine einzelnen Seiten neu erstellt werden, sondern Inhalte ergänzt und überarbeitet werden). Und oftmals ist auch die Qualität der eigenen Redaktion etwas, das schwer von innen feststellbar ist, man möchte ja keine Kollegen "in die Pfanne hauen".

Falls Sie überlegen, wie es um die Qualität Ihrer Doku bestellt ist, können Sie z. B. einen Doku-Check durchführen lassen.

Sollte Ihnen schon bewusst sein, dass Sie die Qualität Ihrer Technischen Dokumentation durch Schulungen Ihrer Mitarbeiter auf ein gemeinsames Level heben wollen, bieten wir Ihnen auch gerne Schulungen für Ihre Redakteure an.

Möchten Sie lieber Ihre eigene Redaktion aufziehen? Wir unterstützen Sie gerne dabei, die Potenziale zu erkennen und zu prüfen, was Sie genau brauchen. Damit Ihre Technische Redaktion erfolgreich und effizient die Dokumentation für Sie erledigt. Gerne setzen wir auch unsere Erfahrung ein, wenn Sie unsere Systematik bei der Auswahl der Bewerber nutzen möchten.

Kosten für Übersetzung

Je nach Fachgebiet, Sprache, Einsatz eines TMS (Translation Memory System), etc. können die Preise stark variieren. Es gibt Übersetzer, die nach Wortanzahl abrechnen, andere berechnen Normzeilen oder Normseiten, die dann bestimmte Zeichenanzahlen erfüllen.

Je nachdem, welche Qualität Ihre ursprünglichen Dokumente haben, kann eine Vor- und / oder Nacharbeit der Dokumente sinnvoll sein, um das Maximum an Benutzerfreundlichkeit zu generieren.

Wenn Sie laut Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz von einem Stundensatz für einen Dolmetscher von 85 Euro / Stunde ausgehen, können Sie eine grobe Vorstellung erhalten, was ein guter Übersetzer verdienen sollte.

Ein durchschnittlicher Zeilenpreis in "übliche Sprachen" (wie Englisch, Spanisch, Französisch, etc.) liegt durchschnittlich für eine Normzeile mit 55 Zeichen rund 1,80 Euro.

Bei sehr wenigen Wörtern fällt häufig ein Mindestauftragswert mit an, der sich erst ab einer gewissen Textmenge "lohnt". Auch die Branche und Qualifikation ist relevant für den Preis – und ob der Text im 4-Augen-Prinzip lektoriert wird von einer fachnahen und muttersprachigen Person – was für die Qualität des Textes unbedingt relevant ist. Schließlich geht es bei der Betriebsanleitung auch darum, Haftungsrisiken zu senken.

Ein kleiner Tipp aus der Praxis: häufig bieten Übersetzer Vergünstigungen an, besonders wenn entweder sehr lange oder mehrere Dokumente auf einmal bestellt werden, da hier der Einsatz eines Translation-Memory-Systems seine Vorteile ausspielen kann. Dadurch ist auch hier mögliches Potenzial für Einsparungen vorhanden.

Die externe Erstellung von Betriebsanleitungen verläuft bei den Handbuch Experten systematisiert

Was uns wichtig ist: Ihr Ansprechpartner bei uns bleibt für Sie weiterhin Ihr Ansprechpartner, egal in welcher Phase wir uns befinden.

Phase 1: die für Sie passende Lösung finden

Sie stellen eine Anfrage bei den Handbuch Experten – und wir klären gemeinsam, was Ihr Bedarf ist und ob Ihre Anfrage zu unserem Portfolio passt.

Üblicherweise erhalten Sie von uns ein Angebot mit entweder einer Beratung oder einem Kickoff. Dabei ist meist bereits ein grober Richtpreis für die weiteren Arbeiten enthalten.
Einen (halben oder ganzen) Beratungstag bieten wir Ihnen bei komplexeren Themen an oder wenn Sie noch nicht sicher sind, was Sie tatsächlich brauchen. Ein Kickoff bieten wir Ihnen bei klar definierten Themen an, die den Projektstart direkt abbilden.

Im Anschluss daran lässt sich der vorher angegebene Richtpreis verifizieren und wir starten mit Ihrem Projekt!

Phase 2: Projektarbeit

Wenn wir noch nicht vorher die Terminschiene geklärt haben, tun wir das zu Beginn der Projektarbeit. Bei neuen Projekten arbeiten wir systematisch mit einer Checkliste. Mit dieser fragen wir zum Projektstart alle notwendigen Informationen ab, sofern das nicht schon in Phase 1 geschehen ist.

Haben Sie einen hohen Bedarf an Betriebsanleitungen, weil Sie viele Produkte, Produktvarianten oder eine extrem hohe Komplexität bei Ihren Produkten haben? Dann kümmern wir uns erst um ein Konzept, in dem dargelegt wird, welche Inhalte wo und in welcher Form zur Verfügung gestellt werden.

Wir stimmen mit Ihnen recht früh in der Phase 2 das Layout und eine Grobgliederung ab. Dabei können Sie entweder unser bewährtes Standard-Layout mit Ihren spezifischen Anpassungen (Logo, Farben, Schriftarten) wählen oder ein Layout nach Ihren Corporate Design Vorgaben erstellen lassen.

Danach kommt der Teil, der am meisten Zeit für unsere Redaktion bedeutet und in der Sie sich entspannt auf Ihre Aufgaben konzentrieren können: wir erstellen die textlichen und bildlichen Inhalte für Ihre Produktbeschreibung. Falls wir vereinzelte Nachfragen zu speziellen Themen haben, stimmen wir diese mit möglichst wenig Aufwand für Sie ab.

Bevor das Projekt dann in Phase 3 fällt, findet bei uns immer noch ein Lektorat und eine Prüfung im 4-Augen-Prinzip durch einen Senior Redakteur statt. Damit Sie zur Freigabe ein verständliches Dokument erhalten, bei dem Sie sich nur um die fachliche Freigabe kümmern müssen.

Phase 3: Freigabe und Fertigstellung

Eine fachliche Freigabe durch Sie oder Ihre Kollegen ist essenziell. Als Dienstleister für Technische Dokumente können wir die Grundzüge Ihres Produkts schnell erfassen und verstehen, die Feinheiten kennen Sie jedoch besser. Deshalb erhalten Sie von uns ein Korrekturexemplar zur Freigabe.

Sie teilen uns - entweder über einzelne Kommentare oder in einer Besprechung - mit, welche Korrekturwünsche Sie haben. Damit die Texte weiterhin flüssig integriert werden, arbeiten wir Änderungen selbstverständlich ein. Bei der Auswertung der letzten 20 Projekte ist uns aufgefallen, wenn wir alle Korrekturwünsche vorliegen haben, ist das meist innerhalb eines halben Tages erledigt. Häufig braucht unsere Redaktion sogar nur wenige Stunden, um die Dokumente final fertigzustellen.

Sie erhalten dann Ihre Betriebsanleitung im editierbaren Format und als PDF, damit Sie gleich weitermachen können. Oder wir drucken Ihre Handbücher und binden sie direkt, damit Sie sich um Ihre Produkte kümmern können.

Phase 4: Übersetzung

Wenn Ihre freigegebene Anleitung fertiggestellt ist, lassen wir diese von fachkundigen Muttersprachlern in die gewünschte Sprache übersetzen. Dabei kümmern wir uns für Sie darum, dass Ihre Anleitung in jeder Sprache gut aussieht, die Seiten an geeigneten Stellen umbrechen, etc.